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战疫,给老板们的一封信

(本文阅读时间: 6分钟) 上篇 《战疫,你一定要掌握的远程协作硬核技能》 发出后,有人私信软妹说能否也为老板们分享一些远程工作的技巧方法,尤其是如何高效的远程管理团队。

(本文阅读时间:6分钟)

战疫,给老板们的一封信

上篇《战疫,你一定要掌握的远程协作硬核技能》 发出后,有人私信软妹说能否也为老板们分享一些远程工作的技巧方法,尤其是如何高效的远程管理团队。

于是软妹突击采访了几位微软的部门经理,然后用第一人称的口吻“虚拟”了下面这封《给老板们的一封信》,希望能在这个特殊的时期给各位管理者一些帮助和启发:

各位老板们,

过年好!

随着上班时间的一天天临近,相信你和我一样,已经比往年更早的进入了工作状态,或许你也已经收到了这样的来自下属的短信:

“老板,我们什么时候恢复上班呀”

“老板,我的机票取消了,不能按时回去了”

“老板,我什么时候能去拜访客户呀”

虽然不能完全感同身受,但是我觉得作为带领团队的管理者,我们一定面临着很多类似的困难和挑战:

一方面,作为个体,我们要在这个特殊时期保护好自己,保护好家庭,为打赢这场防疫狙击战做出自己的贡献;

另一方面,作为团队的管理者,我们要为公司和团队承担更大的责任,尤其要在这个特殊时期充分发挥领导力带领团队共克时艰。

困难是显而易见的,疫情和一系列的防控措施已经对各个行业产生了实质的影响,几乎没有什么事情可以按照放假前制定好的计划来实施,一切发生的太快。

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在这种时候,也许普通的基层员工可以观望和等待公司的进一步通知,但是作为管理者,我们必须要身先士卒的行动起来,用一切可能的方法来降低疫情带来的负面影响,维持业务的连续性。

所以,我想用这样一个机会,从 员工关怀协作模式构建以及 客户关怀这三个维度出发,把自己思考和总结的一些方法分享给你,希望对你有所启发和借鉴:

第一 把关怀员工和团队成员

放在首要位置

疫情的快速发展和变化,让我们很可能会把更多的注意力放在如何保障业务上,但是却很容易忽视一点,那就是 我们的员工和团队比以往任何时候都更需要我们的关怀:

他们此时也许正在担心自己的工作安全,不知道是否疫情对业务的冲击会让自己失业;

他们也许正在茫然不知所措,即使被通知远程办公,也不知道该如何正确而高效的协作;

他们也许有很多的问题和困难,但是由于距离等原因并没有和你充分的沟通;

作为管理者,我们应该怎么办呢?

  • 我们需要尽快和团队的每个成员做坦诚的沟通,帮助他们了解目前公司的业务安排和计划, 清晰的告诉他们 接下来的工作目标和方向
  • 我们需要 主动询问 团队成员碰到的困难和需要帮助的地方,不管是个人层面还是业务层面,我们都要提供力所能及的帮助
  • 我们需要 随时关注 团队成员的士气和情绪,因为不能每天看到,我们更要保持敏感度

在这个特殊时期,我们也许不应该把注意力集中在“谁没有远程打卡”,而是TA“需要什么帮助”。

小技巧:

如果你正在使用或者考虑使用微软的Teams作为协同平台:

你可以通过集成的Forms功能,快速的做一个“每日健康打卡”的小问卷调查,了解你团队成员的健康和生活状态;你也可以做一个匿名的主题问卷来收集反馈,了解大家最真实的想法和最需要帮助的地方

你可以使用Teams里面的Planner功能,把重要的项目拆解为小任务分配给每个员工,利用Planner的强大的自动化和报表功能帮助你给员工发出友情提醒并让你在远程也能实时掌握项目进度

你可以考虑在开工前做一场和工作无关的“视频茶话会”,这是一个非常好的在远程也可以调动士气和工作积极性的方式,具体操作是通过Teams,让每个员工都打开摄像头,虚化掉背景,然后用30到60分钟的时间分享自己的工作和生活状态,拉近彼此的距离

第二 构建快捷高效的远程协作模式

我们不能简单的依靠团队成员的自学或者自觉自律来进行高效的远程协作。

如果贵公司像微软一样,很早就搭建起来了成熟的远程办公平台的模式,那么现在你要做的,就是保证这套模式和平台都能良好的运转,并及时解决出现的问题;

如果贵公司刚接触远程办公,那么作为管理者,你需要在最短的时间搭建起这样模式,在这个过程中,你需要梳理和解答下面的问题:

1. 业务影响评估:

· 哪些工作内容和业务可以通过远程协同来解决?

· 你的业务目标有多少可以通过远程协同来实现?

· 对于无法远程协同来完成的业务你的备用方案是什么?

2. 工具成熟度评估:

· 你现在使用的数字化工具是否可以满足所有的协作需求?

· 你和团队使用的工具是零散的组合还是统一的平台?

· 你们使用的工具是否能保证企业的数据和信息安全?

· 你打算如何与IT部门一起解决那些无法满足的协作需求?

3. 技能成熟度评估:

· 如果工具的问题已经解决,你和你的团队是否已经具备了很好的远程协作技巧,尤其是文档共享、协同编辑、远程会议等基本技能?

· 你和你的团队是否需要接受进一步的培训来快速强化远程协作技能?

· 你可以通过哪些渠道快速的获取相关的知识技能并传递给团队?

工欲善其事必先利其器。好的远程协同一定离不开强大的生产力平台和使用者的熟练技能,如果你在做完以上的简单评估后发现自己以及团队还有很多不足,那么你就要更快的带领团队行动起来了。

小技巧:

一个高效的协作平台至少应该包括:

企业级别的数据安全及合规保障

在一个平台上支持基本的远程协作功能比如文档协作、聊天、多方音视频会议、日程安排等

可以快速组建虚拟团队

丰富的业务应用

强大的灵活性和可扩展性,能够集成客制化的业务应用

跨语言、跨区域、跨国家的支持能力(对有需求的客户)

平台提供商的服务能力和持续运营能力

第三 以客户为中心,用一切方法保持业务的连续和稳定

关怀好员工,你就有了保障业务的基础;

搭建好远程协作的平台和工作模式,你就有了披荆斩棘的工具。

接下来,你就需要思考应该如何带领以客户为中心,克服困难,用一切方法保持业务的连续和稳定。

道理很简单:越是艰难的时候,越是客户需要我们的时候。

你需要思考下面这些问题:

1. 你的客户目前正在碰到哪些困难?你是否可以快速帮助到他们?

2. 你和你的团队是否已经和其他团队建立起了快速高效的客户响应机制?

3. 你的资源和团队是否已经准备好给客户提供更多的支持和帮助?

最重要的是,你可能会和我一样,不会很快的找到问题的答案,这个时候,你就要需要充分发挥团队的力量,让每个人都来献计献策,然后快速的把想法变成可执行的方案,并通过远程协作的方式来落实。

小技巧:

如果你正在使用或者考虑使用微软的Teams作为协同平台:

你需要提醒和督促员工使用Teams来与客户开展远程沟通比如开展业务对话、发送重要的工作文档等,避免让敏感的公司和客户数据在不太安全的社交软件等沟通工具上面传播

你可以使用Teams的“组队“功能,快速的搭建满足客户不同需求的”应急响应小组“,这样能够更有效的打破部门之间合作的障碍,在特殊时期,让各个团队的力气都用在服务客户上

以上,是我在这个特殊时期从管理者和老板的角度的一些经验和思考,希望对你有用,也希望你和你的团队能迎难而上,成功的解决各种问题,和我们这个国家一起,打赢这场防疫攻坚战!

一名来自微软的团队管理者

战疫,给老板们的一封信

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